Die FAQs enthalten relevante Informationen, um den gesamten Förderprozess erfolgreich durchzuführen.
Sollten Sie Fragen haben, die an dieser Stelle nicht beantwortet werden, wenden Sie sich bitte per Mail an reconnect(at)bureau-ritter.de.
Die Förderempfänger:innen erhalten eine Projektförderung zur Umsetzung ihrer Maßnahme. Hierbei handelt es sich um eine Festbetragsfinanzierung.
Ein Eigenanteil von 10 % ist Voraussetzung für eine Förderung. Dieser Eigenanteil kann durch zweckgebundene Zuwendungen Dritter, Eigenmittel sowie unbare Leistungen (unbare Sach- und/oder Personalleistungen) eingebracht werden, sofern sie in nachvollziehbarer Weise der Maßnahme zuzuordnen sind.
Unbare Leistungen sind Leistungen, bei denen kein Geld fließt. Diese unbaren Sach- oder Personalleistungen müssen projektbezogen im Projektzeitraum erbracht und im Verwendungsnachweis entsprechend nachgewiesen werden.
Unbare Leistungen sind:
Leistungen, bei denen Geld fließt, gelten nicht als unbare Leistungen, sondern als bare Eigenmittel. Derartige Leistungen werden im Finanzierungsplan im Rahmen der Einzelpositionen mit aufgeführt.
Beispiel: Die KSK-Abgabe soll unbar erbracht werden. Das ist nicht möglich, da die KSK-Abgabe real gezahlt wird. In diesem Fall muss der nötige Betrag zum Begleichen der KSK-Abgabe in das Projekt als bare Eigenmittel eingebracht werden. Gleichzeitig wird die KSK-Abgabe als Einzelposition im Finanzierungsplan geführt.
Um unbare Leistungen einzubringen und im Verwendungsnachweis darzulegen, benötigen Sie eine Berechnungsgrundlage.
Wichtig! Achten sie bei Verträgen mit Personen, denen ein Honorar gezahlt wird und die zusätzlich unbare Personalleistungen in das Projekt einbringen, darauf, dass Sie Vereinbarungen über die tatsächlich zu zahlenden Honorare treffen. Die unbaren Personalleistungen können nicht Teil von Honorarvereinbarungen sein.
Um Mietkosten unbar einzubringen, reicht ein Mietvertrag als Nachweis, dem die Höhe der Miete zu entnehmen ist. Allerdings ist es auch hier nur möglich, die Kosten einzubringen, die dem Projekt zuzuordnen sind. Sollte z. B. ein Proberaum auch von anderen Künstler:innen genutzt werden, können nur die Mietkosten für den Zeitraum eingebracht werden, in dem das geförderte Projekt in diesem Raum tätig ist. Ggf. müssen Sie also einen Stundenpreis aus dem Monatsmietpreis berechnen, damit Sie die dem Projekt zuzuordnenden Kosten ermitteln können.
Wenn Sie Sachmittel (Gegenstände oder Materialien) unbar einbringen wollen, müssen Sie Kontakt mit Bureau Ritter aufnehmen, um die Möglichkeit und Einzelheiten zu klären.
Sollte eine kooperierende Institution unbare Leistungen in das Projekt einbringen, reicht als Nachweis ein offizielles Schreiben der Geschäftsführung der entsprechenden Institution, in dem ein Gegenwert in Euro angegeben wird, der der Leistung entspricht.
Beispiel: „Hiermit bestätigen wir, dass wir dem Projekt ‚Projektname‘ Probenräume für einen Zeitraum von X Wochen zur Verfügung stellen. Dies entspricht einem Gegenwert von X €.“
Ja, für die administrative Abwicklung der Projektförderung müssen Sie ein gesondertes Projektkonto bei einer Bank führen, über welches sämtliche Ausgaben und Einnahmen, die im Rahmen des Projekts entstehen, laufen.
Das Konto muss auf den Namen des/der Antragsteller:in eingerichtet werden. Es muss kein ausgewiesenes Geschäftskonto sein, sollte allerdings getrennt von privaten Transaktionen (z. B. Einkäufen im Supermarkt) sein. Bureau Ritter überweist nicht an Konten, auf denen auch private Bewegungen stattfinden. Ein einfaches Girokonto für die Fördergelder ist ausreichend.
Wichtig! Die im Antrag angegebenen Eigen- und Drittmittel müssen auf dieses Projektkonto eingezahlt werden!
Wichtig! Änderungen im Auszahlungsplan müssen Bureau Ritter nicht mitgeteilt werden. Die Auszahlung der Mittel erfolgt nur über die eingegangenen Mittelabrufformulare.
Die Auszahlung der Fördermittel zum 1. des Monats wird jeweils am 15. des Vormonats für den Folgemonat anhand des unterschriebenen Mittelabrufformulars (siehe Downloads) beantragt. Das Formular ist unterschrieben als PDF per Mail an reconnect@bureau-ritter.de einzureichen.
Die Mittel werden im laufenden Projekt immer zum 1. Arbeitstag des Monats ausgezahlt.
Wichtig! Wenn Sie die 5-Wochen-Frist nicht einhalten können und die Mittel nicht zurücküberweisen, werden für den Restbetrag ab der Rückzahlungsfrist im Jahr 2022 Zinsen in Höhe von 4,12 % fällig.
Die Rückzahlung der nicht verbrauchten Fördermittel errechnet sich immer ohne die enthaltenen Vorsteuerbeträge. Das bedeutet, dass eine Liquiditätslücke auf dem Projektkonto existiert, bis das Finanzamt die Vorsteuerbeträge erstattet.
Die Fördermittel können nur zu 95 % während der Projektlaufzeit abgerufen werden. Der Einbehalt i. H. v. 5 % der Fördersumme wird nach Abschluss des Projekts und nach der Prüfung des Endverwendungsnachweises ausbezahlt und ggf. mit etwaigen Rückforderungen verrechnet.
Im Verwendungsnachweis bitten wir die exakten Ausgaben einzutragen, die mit dem Einbehalt getätigt werden sollen. Im Feld „Datum“ bitten wir, „Einbehalt“ einzutragen. Die Auslagen können dann mit dem Erhalt des Einbehalts ausgeglichen werden.
Wichtig! Die Leistung, die mit dem Einbehalt entgolten wird, muss im Projektzeitraum erbracht worden sein und durch einen Beleg nachweisbar sein.
Alle Änderungen des Projektkonzepts oder des Projekttitels, eine neue Bankverbindung sowie grundlegende Veränderungen im Finanzierungsplan müssen schriftlich per Mail beantragt und von Bureau Ritter ausdrücklich genehmigt werden.
Gleichzeitig muss ein aktualisierter Finanzierungsplan per Mail eingereicht werden, falls es zu Änderungen von mehr als 20 % in einer Hauptposition (z. B. „1. Personalkosten“) kommt.
Bitte reichen Sie zu jeder Abweichung eine (rechnerisch) nachvollziehbare Berechnungsgrundlage zu der Abweichung ein. Ansonsten ist eine Bewilligung nicht möglich.
Beachten Sie bei der Aktualisierung des Finanzierungsplans folgende Punkte:
Um Änderungen im Finanzierungsplan zu kommunizieren, ist es wichtig, eine Begründung im Hinblick auf die erfolgreiche Durchführung des Projekts zu formulieren. Je klarer diese Begründung formuliert ist, desto einfacher kann nachvollzogen werden, warum bestimmte Änderungen nötig sind.
Beispiele für nicht ausreichende bzw. nicht nachvollziehbare Begründungen:
Beispiele für nachvollziehbare Begründungen:
Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten:
Ausgabebelege über 250,- € müssen insbesondere enthalten:
Rechnungen unter 250,- € (Kleinbetragsrechnungen) benötigen folgende Angaben:
Außerdem müssen die Belege ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zum Projekt (z. B. Projektnummer oder Projekttitel) enthalten, soweit nicht anderweitig eine eindeutige Zuordnung zum Projekt hervorgeht.
Bei Ausgaben, die nicht direkt über das Projektkonto bezahlt wurden und die an die Person, die die Zahlung ausgelegt hat, erstattet werden sollen, wird der Auslagenerstattung zusätzlich der Zahlungsbeleg (Kopie der Überweisung, Kontoauszug, Kreditkartenabrechnung) hinzugefügt.
Achtung! Unvollständige Quittungen, Screenshots, Bestellbestätigungen oder E-Mail-Verkehr sind keine ordnungsgemäßen Belege und werden bei der Prüfung des Verwendungsnachweises nicht akzeptiert.
Wichtig! Belege können im Zuge einer vertieften Verwendungsnachweisprüfung angefordert werden. Bitte reichen sie keine Belege unaufgefordert ein. Bitte beachten Sie, dass alle Belege fünf Jahre nach Vorlage des abschließenden Verwendungsnachweises aufzubewahren sind, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist.
Für Honorarbelege gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Zahlung nachzuweisen:
Bitte achten Sie bei Überweisungen darauf, dass der Betreff richtig ausgewiesen ist, z. B. „Honorar Vorname Nachname, Bühnenbild Projektname, Rechnungsnummer XY“.
Als Beleg für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte müssen alle Unterlagen aus der Personalbuchhaltung, die mit Zahlungen von Gehältern, Sozialversicherungsabgaben, Abgaben zu Versicherungen usw. verbunden sind, vorgehalten werden. Im zahlenmäßigen Nachweis sind die Auszahlungsbeträge an die Beschäftigten getrennt von den Zahlungen für die Lohnsteuer und zur Renten- und Sozialversicherung anzugeben.
Die Zahlung der Künstlersozialabgabe kann zwischenjährlich als auch jährlich direkt an die KSK gezahlt werden. Bitte wenden Sie sich zur Anmeldung bzw. zur Klärung des Abrechnungsmodus direkt an die KSK.
Die Zahlungen sind in Form einer Liste, die die Berechnung des Betrags der Abgabe aufschlüsselt und des Zahlungsbelegs zu dokumentieren. Die KSK-Zahlungsbestätigung ist mit ihrem Eingang ebenfalls abzulegen und auf Nachfrage bereitzustellen.
Kaufbelege für Sachkosten müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
Wenn Sie auf Flohmärkten oder z. B. ebay Kleinanzeigen einkaufen, lassen Sie sich immer eine Quittung ausstellen. Es ist sinnvoll, immer einen Quittungsblock zur Hand zu haben.
Wichtig! Ein Screenshot von Bestellungen, Anzeigen und/oder der E-Mail-Verkehr sind keine ausreichenden Belege für den Verwendungsnachweis.
Bitte berücksichtigen Sie bei allen Reisen die nachhaltigste, wirtschaftlichste und sparsamste Reiseverbindung und prüfen Sie das Bundesreisekostengesetz, das als Berechnungsgrundlage für alle im Finanzierungsplan kalkulierten Reisen gilt, sowie die Umsetzung des „Klimaschutzprogramms 2030“ (siehe Downloads).
Bahn- und Busfahrten
Bitte nutzen Sie bevorzugt Bahntickets 2. Klasse (siehe Bundesreisekostengesetz). Zur Abrechnung / als Nachweis werden benötigt:
Fahrten mit dem privaten PKW
Taxifahrten
Taxifahrten sind nur in begründeten Ausnahmefällen zuwendungsfähig. Legen Sie einer Taxiquittung daher immer einen Vermerk bei, in welchem Sie begründen, warum die Taxifahrt zwingend nötig war und eine Fahrt mit dem ÖPNV unmöglich. Schlechtes Wetter und/oder Ortsunkenntnis sind keine zwingenden Gründe. Führen Sie ein Stichwort hierzu auch im VN an, damit eindeutig ersichtlich wird, warum ein Taxi genutzt wurde.
Reisen mit dem Flugzeug
Reisen mit dem Flugzeug sind ebenfalls nur in begründeten Ausnahmefällen zuwendungsfähig. Machen Sie in einem Vermerk nachvollziehbar, warum der Flug zwingend nötig war. Im Sinne der Nachhaltigkeit wird empfohlen, die Bahn zu nutzen. Die Bahnnutzung ist immer möglich und wird erstattet, auch wenn dadurch höhere Kosten entstehen.
Zur Abrechnung / als Nachweis werden benötigt:
Übernachtungen im Hotel dürfen in Deutschland nicht mehr als 70,- € inklusive Mehrwertsteuer betragen. Bitte beachten Sie, dass im Ausland andere Übernachtungstarife gelten: https://www.tms.bund.de/Webs/TMS/DE/Gesetze/Reisekosten/Reisekostensaetze-Ausland/reisekostensaetze-ausland_node.html.
Sollten die Übernachtungskosten den Tarif übersteigen, muss der Rechnung ein Vergabevermerk mit Begründung und Vergleichsangebote beigelegt werden. Bitte geben Sie den Grund für die erhöhten Übernachtungskosten auch direkt im Bemerkungsfeld des Verwendungsnachweises an.
Wichtig! Zusatzversicherungen, wie z. B. eine Reiserücktrittsversicherung, sind nicht zuwendungsfähig und können nicht erstattet werden.
Die Tagegelder müssen sich im Rahmen des Bundereisekostengesetzes bewegen. Die Sätze in Deutschland lauten:
Erhalten Dienstreisende unentgeltlich Verpflegung, werden von dem zustehenden Tagegeld folgende Sätze abgezogen:
Zur Abrechnung von Reisekosten und Tagegeldern können Sie das Muster (siehe Downloads) mit hinterlegten Formeln nutzen.
Bitte beachten Sie, dass im Ausland andere Tagesgeldsätze gelten: https://www.bva.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Bundesbedienstete/Mobilitaet-Reisen/RV_RK_TG_UK/Rechtsgrundlagen/Dienstreisen/arvvwv_2023_pdf.html
Reine Materialtransporte unterliegen nicht dem Bundesreisekostengesetz. In diesen Fällen empfiehlt es sich, ein Mietauto zu nutzen und die Kosten hierfür abzurechnen.
Sollte keine Mietmöglichkeit bestehen, berechnen Sie die tatsächlichen Kosten für die Fahrt anhand eines Routenplaners und des Durchschnittsverbrauchs l/100km. Machen Sie diese Berechnung anhand eines Vermerks nachvollziehbar.
Kosten für Bewirtungen sind im Rahmen des Förderprogramms TANZPAKT RECONNECT nicht förderfähig.
Versicherungen unterliegen sehr strengen Vorgaben. Freiwillige Versicherungen sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.
Ausnahmen gibt es z. B. für eine Veranstaltungshaftpflicht und für Versicherungen, die im Rahmen eines Mietverhältnisses Voraussetzung für die Anmietung sind. Häufig ist dies bei Technikmiete der Fall. Bitte kontaktieren Sie diesbezüglich Bureau Ritter im Vorfeld.
Wichtig! Wenn Sie Versicherungen im Finanzierungsplan kalkulieren, geben Sie immer in der Erläuterungsspalte der entsprechenden Kostenposition an, um welche Art von Versicherung es sich handelt, damit die Prüfung erleichtert wird.
Wenn Sie Ausgaben für Corona-Schutzmaßnahmen im Finanzierungsplan kalkulieren möchten, beachten Sie bitte, dass nur zuwendungsfähig ist, was den aktuellen Vorgaben des Bundes bzw. der Bundesländer entspricht.
Beachten Sie als Vorgabe für die Häufigkeit von Tests stets die von Ihrem Bundesland herausgegebenen Richtlinien, damit die Ausgaben zuwendungsfähig sind.
Mahngebühren, Verzugszinsen, Vertragsstrafen, Bußgelder oder Trinkgelder können nicht geltend gemacht werden, da sie dem Grundsatz der wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung widersprechen.
Im Fall der Benutzung eines privaten oder betrieblichen Festnetz- oder Handyanschlusses im Rahmen des geförderten Projekts sind weder die Grundgebühren noch die privaten Gespräche erstattungsfähig. Die projektbezogenen Gesprächskosten sind ausschließlich bei Vorlage eines entsprechend markierten Einzelgesprächsnachweises zuwendungsfähig.
Da Sie gemäß Nr. 1.1 der Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-P, siehe Downloads) an das Gebot der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Fördermittel gebunden sind, kann es unabhängig vom Betrag, den Sie ausgeben, notwendig sein, Preisvergleiche vorzunehmen.
Grundsätzlich gilt:
Wichtig! Auch bei der Einstellung von Personal sind Vorgaben zu beachten. Die Veröffentlichung der Stellenausschreibung ist einer Begründung der Auswahl als Vergabevermerk beizufügen.
Wurden im Projektverlauf Gegenstände oder Rechte (z. B. Nutzungsrechte, Aufführungsrechte, Abbildungsrechte, Verwertungsrechte) mit einem Anschaffungswert von mehr als 800,00 € (netto) beschafft, muss dem Nachweis eine Inventarliste (siehe Downloads) beigelegt werden, die folgende Angaben enthält:
Ist eine weitere Nutzung der Gegenstände, die der Inventarisierungspflicht unterliegen, beabsichtigt, kann ihre Übernahme schriftlich bei Bureau Ritter beantragt werden. In diesem Antrag muss die künftige Nutzung der zu inventarisierenden Gegenstände im Rahmen der Verstetigung von Strukturen, der Durchführung eines oder mehrerer sich anschließender konkreter kultureller Projekte und Maßnahmen erklärt werden. Bitte geben Sie das/die Folgeprojekt/e und den Verwendungszweck in ihrem Antrag an und laden Sie ihn im Online-Portal des Endverwendungsnachweises (https://antrag.bureau-ritter.de/verwendungsnachweis/login-tanzpakt-reconnect/) hoch.
Ansonsten ist der Gegenstand am Markt zu veräußern oder dem/der Projektträger:in abzukaufen. Der Erlös aus dem Verkauf muss zurücküberwiesen werden.
Auf der Startseite des Internetauftritts des Förderprojekts sowie auf sämtlichen Publikationen wie z. B. Programmheften, Plakatwänden, Transparenten etc. sind die Logos von Bureau Ritter, von NEUSTART KULTUR sowie der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien gemeinsam mit folgender Formulierung zu veröffentlichen:
Unterstützt durch Bureau Ritter/TANZPAKT RECONNECT, gefördert von der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien im Rahmen der Initiative NEUSTART KULTUR. Hilfsprogramm Tanz
Englisch:
Supported by Bureau Ritter/TANZPAKT RECONNECT, which is funded by the Federal Government Commissioner for Culture and the Media as part of the NEUSTART KULTUR initiative. Dance support programme
Weitere Vorgaben entnehmen Sie bitte dem für Sie gültigen Leitfaden für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (siehe Downloads).
Die Logos wurden Ihnen mit Bestätigung und/der Verlängerung der Förderung zur Verfügung gestellt. Sollten Sie diese nicht erhalten haben, schreiben Sie uns bitte eine Mail. Es ist zu beachten, dass die Logos nicht verzerrt, unproportional skaliert oder in ihrer Farbgebung verändert werden dürfen.
Um die Verwendung der Fördergelder ordnungsgemäß nachzuweisen, ist ein Verwendungsnachweis anzufertigen.
Dieser umfasst immer folgende Unterlagen:
Je nachdem, ob Sie entsprechende Positionen im Finanzierungsplan kalkuliert haben, sind zusätzlich einzureichen:
Der Verwendungsnachweis ist über das Online-Portal einzureichen. Die Bestandteile des Verwendungsnachweises sind im Online-Formular enthalten. Die Vorlagen für den Verwendungsnachweis finden Sie unter „Downloads“ sowie im Online-Formular. Bitte nutzen Sie ausschließlich die Vorlage von Bureau Ritter.
Im Sachbericht ist die Verwendung der Förderung zu beschreiben und auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises einzugehen. Ferner sind Notwendigkeit und Angemessenheit der geleisteten Arbeit zu erläutern. Der Sachbericht ist im Online-Formular inkludiert.
Für die Erfolgskontrolle sind im Sachbericht die Entwicklung des Projekts in seiner zeitlichen Folge sowie die erzielten Ergebnisse darzustellen. Dabei sind Erfolge und auch Schwierigkeiten bei der Projektdurchführung zu beschreiben. Die Erfolgskontrolle erfolgt über das von Bureau Ritter zur Verfügung stehende Online-Formular.
Im zahlenmäßigen Nachweis (siehe Downloads) werden die von Ihnen ursprünglich kalkulierten Einnahmen und Ausgaben den tatsächlich angefallenen Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Dadurch weisen Sie nach, dass Sie wirtschaftlich und sparsam gearbeitet und die Gelder fristgerecht und zweckentsprechend verwendet haben. Machen Sie hier auch nachvollziehbar, falls es Abweichungen gab oder im Projekt Mehr- oder Minderausgaben angefallen sind. Die „Belegliste“ ist im zahlenmäßigen Nachweis integriert.
Im zahlenmäßigen Nachweis bitten wir, die exakten Ausgaben einzutragen, die mit dem Einbehalt getätigt werden sollen. Im Feld „Datum“ bitten wir einzutragen „Einbehalt“.
Bitte tragen Sie im Fall von Reisen und Übernachtungen im Feld „Zweckbestimmung“ auch Anzahl der Reisenden, Strecke, Anzahl der Übernachtungen und Daten ein.
Wichtig! Bitte nutzen Sie die Tabellenblätter „Beispiel – Ausgaben“ und „Beispiel – Einnahmen“ zur Orientierung.
Für den Verwendungsnachweis ist eine Zusendung der Belege zunächst nicht erforderlich. Im Fall von Rückfragen oder im Zuge einer vertieften Prüfung können Rechnungsbelege, Kontoauszüge und entsprechende Vergabevermerke angefordert werden.
Wichtig! Bewahren Sie die Belege für mögliche Nachfragen mindestens 5 Jahre auf.
Unbare Personalleistungen weisen Sie mit einem ausgefüllten Stundenzettel (siehe Downloads) nach, der von der Person, die die Leistungen erbracht hat, im Original unterschrieben ist.
Unbare Sachleistungen werden anhand eines Nachweises/Belegs (z. B. Mietvertrag) und ggf. einer Berechnungsgrundlage bei anteiliger Nutzung nachgewiesen. Für die Kalkulation der Berechnungsgrundlage lesen Sie bitte die Sektion „unbare Eigenleistungen“ in diesem Merkblatt.
Für die Einreichung der Unterlagen benutzen Sie bitte das Online-Portal.
Der Endverwendungsnachweis muss zwei Monate nach Beendigung der Projektlaufzeit bei Bureau Ritter eingereicht werden.
Ob und wann Sie einen Zwischennachweis für das Haushaltsjahr 2022 einzureichen haben, entnehmen Sie bitte Ihrem Änderungsvertrag zur Verlängerung der Maßnahme bis maximal 30.06.2023.
Hierbei handelt es sich um einen komprimierten, zahlenmäßigen Nachweis über die getätigten Einnahmen und Ausgaben mittels eines summarischen SOLL-/IST-Vergleichs aller Haupt- und Unterpositionen des Finanzierungsplans. Abweichungen von 20% der Hauptpositionen werden im Formular automatisch berechnet und müssen begründet werden. Der Zwischennachweis ist als offene Excel-Datei einzureichen.
Sollten in 2022 unbare Leistungen eingebracht worden sein, bitten wir Sie die Stundenzettel (siehe Downloads), unterschrieben von der Person, die die Leistungen erbracht hat, und/oder einen Nachweis über die erbrachten unbaren Sachleistungen einzureichen. Zum Beleg und zur Kalkulation der Berechnungsgrundlage unbarer Sachleistungen lesen Sie bitte die Sektion „unbare Eigenleistungen“ in diesen FAQs.
Darüber hinaus ist ein Sachbericht (ca. 1 DINA4-Seiten) vorzulegen. Im Sachbericht schildern Sie kurz, was Sie bisher umsetzen konnten, und gehen auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises ein. Etwaige Abweichungen werden erläutert und begründet.
Alle Unterlagen sind per Mail an reconnect@bureau-ritter.de zu schicken.
