Bei der Festbetragsfinanzierung beteiligt sich die Zuwendungsgeber:in mit einem festen (nach oben und unten nicht veränderbaren) Betrag an den zuwendungsfähigen Ausgaben. Dieser Betrag verbleibt auch bei Einsparungen oder höheren Einnahmen in voller Höhe bei der Zuwendungsempfänger:in, es sei denn, ihre Gesamtausgaben liegen unter dem Zuwendungsbetrag. Dann reduziert sich die Zuwendung um diesen Betrag.

Die zu fördernden Veranstaltungen müssen im Zeitraum zwischen dem 01.05. und dem 31.10.2022 liegen. Veranstaltungen vor dem 01.05. und nach dem 31.10.2022 können nicht gefördert werden.

Die Dauer der Veranstaltungsserie muss in der Regel mindestens einen Monat betragen.

In Ausnahmefällen, z.B. wenn es der Tradition eines Festivalprojekts entspricht und die Antragsteller:innen damit nicht brechen wollen, könnte ein umfangreiches Programm auch konzentriert innerhalb einer Festivalwoche stattfinden – oder alternativ an einem verlängerten Wochenende über drei oder vier Tage. Eine solche Abweichung von der Monats-Vorgabe der Förderrichtlinie sollte im Antrag begründet werden.

Der Förderzeitraum legt den Zeitraum fest, in dem die Fördermittel verausgabt werden dürfen. Der Förderzeitraum wird durch den Fördervertrag festgelegt.

Der Förderzeitraum umfasst die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Vorhabens und wird von der Antragsteller:in im Rahmen der Antragstellung beantragt.

Der Förderzeitraum darf frühestens mit dem Tag der Antragstellung beginnen und endet in der Regel acht Wochen nach Veranstaltungsende. Verlängerungen des Förderzeitraums sind auf formlosen Antrag (E-Mail) mit nachvollziehbarer Begründung bis maximal 31.12.2022 möglich.

Achtung: Der Nachweis über die zweckentsprechende Verwendung der Fördermittel muss sechs Wochen nach Ende des jeweils vereinbarten Förderzeitraums vorgelegt werden (siehe Frage zu Verwendungsnachweis).

Es soll sichergestellt werden, dass Covid-Hilfsprogramme des Landes Hessen dort tatsächlich in Anspruch genommen werden, wo sie greifen. Deshalb müssen die Antragsteller:innen im Antragsformular bestätigen, dass sie für ihr Projekt keine Leistungen aus anderen Programmen des Kulturpakets 3 der Hessischen Landesregierung beantragt haben oder beantragen werden. Die Unterstützung auftretender Künstler:innen etwa durch die hessischen Stipendien ist aber möglich.

Soweit für ein und dieselbe Einrichtung neben der Förderung aus dem INS FREIE! 2-Programm auch Fördermittel aus anderen – nicht im Zusammenhang mit Covid-19 stehenden – Programmen des Bundeslandes Hessen in Anspruch genommen werden sollen, muss sichergestellt sein, dass die Förderungen unterschiedlichen Zwecken dienen und voneinander abgrenzbar sind. Sollte diese Abgrenzung nicht darstellbar sein, werden die Leistungen des Landes Hessen aus dieser Maßnahme mit anderen Fördermaßnahmen gegenseitig verrechnet (Doppelförderungsverbot).

Das Freiluft-Programm INS FREIE! muss als solches in seiner Eigenständigkeit erkennbar sein.

Werden weitere Fördermittel beantragt, etwa aus Programmen des Bundes, sollten diese in der Kalkulation ausgewiesen werden.

Das Volumen der beantragten Förderung darf eine Höchstsumme von 250.000 Euro nicht übersteigen.

Der Eigenanteil im Sinne der Förderrichtlinie ist der Anteil an der Finanzierung, den die Antragsteller:in aus eigenen Barmitteln oder aus Förderungen Dritter (Bund, Länder außer Land Hessen, Kommunen) zum Projekt beisteuert. Auch sorgfältig prognostizierte Eintrittsgelder gelten als Eigenmittel. In letzterem Fall machen Sie bitte die Berechnungsgrundlagen für die angegebene Höhe der Eintrittsgelder mit einer Anmerkung im Finanzierungsplan transparent.

Der Eigenanteil an der Finanzierung muss mindestens 20% betragen. Das Land Hessen finanziert folglich einen Festbetrag von bis zu 80 % an den zuwendungsfähigen Ausgaben.

Bei Kooperationen können auch vertraglich zugesicherte Zahlungen der Kooperationspartner als Eigenanteil ausgewiesen werden. Unbare Leistungen der eigenen Organisation (z.B. Leistungen, die das eigene Personal erbringt) gelten nicht als Eigenanteil.

Grundsätzlich sind alle vorhabenbezogenen Ausgaben zuwendungsfähig, die unmittelbar mit der Veranstaltung zusammenhängen. Das sind u.a.:

• Investitionsausgaben mit Zweckbindung an einen kulturellen Open Air-/Spielstätten-Betrieb sowie für Anschaffungen von Equipment für neue pandemie-taugliche technische Präsentationsformen
• Miet- und Aufbaukosten für Bühne, Bühnenelemente und Veranstaltungstechnik
• Mietkosten für Zuschauerbühnen/Bestuhlung/Toilettenanlagen, Büro- und Umkleidecontainer
• Mietkosten für Instrumente/Equipment
• Grundstücksmiet- und entsprechende Mietnebenkosten
• Kosten für Bühnenbild/Requisiten
• Gagen und Reisekosten für Künstler:innen
• Honorare und Personalkosten für die Planung und Durchführung des Projekts
• KSK, GEMA
• Dienstleistungen zur Beratung und Erstellung von Bühne und Programm
• Werbung, Öffentlichkeitsarbeit
• Genehmigungsverfahren
• Transportkosten

• Kosten für Immobilienerwerb
• Bewirtungskosten
• Geschenke/Präsente
• Laufende nicht-projektbezogene Sach- und Personalausgaben.

Der Fördervertrag, den Sie im Falle einer Förderung durch Bureau Ritter abschließen, regelt grundsätzlich, wie die Fördermittel verwendet werden müssen und welche besonderen Auflagen zu beachten sind.

Die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung des Landes Hessen (ANBest-P und ANBest-GK) werden Bestandteil des Fördervertrages und können auf dieser Seite unter „Downloads“ eingesehen werden.

Zu den wichtigsten Verpflichtungen der Fördermittelempfänger:innen zählen folgende:

Mitteilungspflicht
Bureau Ritter ist unverzüglich anzuzeigen, wenn

• die Antragsteller:in für denselben Zweck weitere finanzielle Förderungen von dritter Stelle erhält oder diese beantragt hat,
• der Verwendungszweck oder sonstige für die Förderung maßgebliche Umstände des Projekts sich ändern (z.B. Kosten von Teilen des Projekts),
• sich abzeichnet, dass das Projekt – aus welchen Gründen auch immer – nicht im beantragten Umfang realisiert werden kann.

Inventarisierungspflicht
Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert 410,- Euro (Wert ohne MwSt.) übersteigt, müssen inventarisiert werden. Die den Zwecken der Fördermaßnahme entsprechende Verwendung auch über das Ende der Projektlaufzeit hinaus muss für den gesamten Zeitraum der Abschreibung nachweisbar sein. Benutzen Sie dazu bitte unsere „Vorlage Inventarliste“.

Verwendungsnachweispflicht
Die dem Förderzweck entsprechende Verwendung der Fördermittel ist Bureau Ritter innerhalb von sechs Wochen nach Ende des im Fördervertrag festgelegten Förderzeitraums nachzuweisen.

Die Schwerpunktsetzung der Förderrichtlinie auf investive Maßnahmen verfolgt den Zweck, den Antragsteller:innen zu ermöglichen, sich zukünftig resilienter aufzustellen und die durch INS FREIE! 2 angeregten Erweiterungen der eigenen kulturellen oder künstlerischen Veranstaltungstätigkeit nachhaltig abzusichern.

Die Zweckmäßigheit und die Nachhaltigkeit einer Investitionsmaßnahme sind entscheidende Kriterien für eine Förderfähigkeit. Eine Investitionsmaßnahme, die nicht durch eine überzeugende Veranstaltungsplanung flankiert wird, ist deshalb nicht förderfähig. Denn erst in der Realisierung von Open Air-Veranstaltungen erweist sich die Zweckmäßigkeit der Investition.

Nicht alle Antragsteller:innen werden in 2022 investieren wollen oder sinnvoll investieren können – und sie müssen es auch nicht. Denn INS FREIE! 2 will nicht nur sinnvolle Investitionsmaßnahmen ermöglichen, sondern ebenso die Realisierung überzeugender Open Air-Programme.

Der Antrag sollte eine knappe und möglichst präzise Darstellung des Investionsvorhabens enthalten. Er sollte ebenso präzise begründen, warum die Investition sinnvoll und wirtschaftlich ist.
Zudem ist es erforderlich, den Umriss einer zukünftigen Programm- und Veranstaltungsplanung der Antragsteller:in zu skizzieren und zu erläutern, wie die Investition dazu beiträgt, diese Planung umzusetzen und gegebenenfalls wirtschaftlich überhaupt erst zu ermöglichen.

Im Zuge der Antragstellung müssen die Antragsteller:innen bestätigen, dass die gegebenenfalls erworbenen Investitionsgüter über den gesamten Abschreibungszeitraum in ihrem Eigentum bzw. im Eigentum ihrer Einrichtung verbleiben werden (s.o. Frage zur „Inventarisierungspflicht“). Der im Falle einer erfolgreichen Antragstellung mit Bureau Ritter abzuschließende Fördervertrag wird die dazu erforderlichen Regelungen treffen.
Schließlich muss die Antragsteller:in bestätigen, dass die Folgekosten der Investionsmaßnahme von ihr bzw. ihrer Einrichtung selbst getragen werden können.

Die Förderung darf nicht der Gewinnmaximierung der Veranstalter:innen dienen. Vielmehr ermöglicht die Förderung erst die Durchführung der Veranstaltung im geplanten Umfang. Dieser Grundsatz wird durch den Finanzierungsplan plausibel und nachvollziehbar dargestellt.

Die Einrichtung eines gesonderten Kontos für die Maßnahme ist für Projekte mit einer Fördersumme von 50.000 EURO oder mehr notwendig; allerdings erst, wenn die Maßnahme für eine Förderung ausgewählt und es zum Abschluss eines Fördervertrags kommt.

Ja, Sie können sich mit Ihrem Projekt bei mehreren Förderprogrammen unterschiedlicher Träger bewerben, sofern Sie dies in Ihrer Kalkulation ausweisen und diese Kalkulation mit den Beiträgen dieser Förderer ausgeglichen ist.
Sollten Sie unsicher sein, ob Sie von dem einen oder anderen Förderer Mittel erhalten werden und sich deshalb zur Sicherheit alternativ bei mehreren Förderern zeitgleich bewerben, müssen Sie sich im Falle mehrerer Zusagen für eine der alternativen Zusagen entscheiden.

Achtung: Ausgeschlossen ist die Doppelförderung durch das Land Hessen innerhalb des laufenden geförderten INS FREIE!-Projekts. Bei einer Bewilligung einer weiteren Förderung Ihres INS FREIE!-Projekts durch ein anderes Förderprogramm des Landes Hessen müssen Sie sich also ebenfalls für eines der hessischen Förderprogramme entscheiden und den Antrag bei der zweiten – und gegebenenfalls allen weiteren Stellen – zurückziehen.

Im Grundsatz gilt: Die Maßnahme darf beginnen, sobald der Fördervertrag mit Bureau Ritter unterzeichnet ist. Die Förderung ist ausgeschlossen, wenn die Maßnahme bereits vor Abschluss des Fördervertrags begonnen wurde. Der Beginn der Maßnahme liegt vor, sobald die Antragsteller:in zur Realisierung ihres beantragten Projekts die erste zur Zahlung verpflichtende Rechtsbeziehung mit einer/einem Dritten eingegangen ist (z.B. abgeschlossener Miet- oder Dienstleistungsvertrag).

Im Online-Antragsformular kann jedoch die Genehmigung des förderunschädlichen vorzeitigen Maßnahmebeginns beantragt werden. Wenn von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht wird, kann die Maßnahme frühestens zum Datum der Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmebeginns begonnen werden. Das ist gemäß Antragsformular dann in der Regel das Datum des Eingangs des jeweiligen Antrags.

Durch die Genehmigung des förderunschädlichen vorzeitigen Maßnahmebeginns entsteht kein Anspruch auf Förderung, d.h. die Antragsteller:in trägt das Risiko der Finanzierung der Ausgaben aus eigenen Mitteln, bis ein Fördervertrag abgeschlossen ist.

Die Fördersumme wird unmittelbar nach Abschluss des Fördervertrags zu 100% ausgezahlt und steht den Fördermittelempfänger:innen während der gesamten Projektlaufzeit zur zweckentsprechenden Verwendung zur Verfügung. Auf Antrag kann in begründeten Fällen von diesem Auszahlungsverfahren abgewichen werden.

Die Förderrichtlinie für INS FREIE! legt fest, dass u.a. folgende Kriterien für die Förderwürdigkeit eines Projekts von Bedeutung sind:

• die Einbeziehung hessischer Künstler:innen bzw. Gruppen in das Programm der geförderten Veranstaltungen
• die Beteiligung verschiedener hessischer Veranstalter:innen/Kooperationspartner:innen am Programm

Bei der Programmgestaltung sollen vor allem solche Künstler:innen und Gruppen einbezogen werden, deren Programme pandemiebedingt nicht im üblichen Maß zur Aufführung kommen konnten. Wenn zu diesem Zweck z.B. mit hessischen freien Gruppen oder Musikensembles statt einfacher Gastspielverträge Kooperationsvereinbarungen für die gemeinsame Gestaltung und Organisation eines Festivalprogramms abgeschlossen werden, handelt es sich um ein Programm in Kooperation.

Wenn mehrere hessische Veranstalter:innen zusammenarbeiten – z.B. um gemeinsam unter einem Titel ein Freiluftprogramm zu erstellen und/oder gemeinsam eine Freilichtbühne zu bespielen –, handelt es sich auch hierbei um eine Kooperation im Sinne der Förderrichtlinie.

Nein, es werden ausschließlich Veranstaltungsserien auf Freilichtbühnen und in Open Air-Spielstätten gefördert. Gefördert werden können dabei auch die technische Erweiterung bestehender Open Air-Spielstätten, die Erweiterung des künstlerischen Programms sowie die Einrichtung neuer pandemiekompatibler Pop Up-Spielstätten für Veranstaltungen im gesamten hessischen Landesgebiet.

Die geförderte kulturelle Darbietung muss selbst im Mittelpunkt der Veranstaltung stehen und darf nicht nur zur Begleitung oder zur Steigerung der Attraktivität eines gastronomischen Events, einer Messe, eines Jahrmarkts oder Mittelalterspektakels geplant worden sein. Ebenso muss sich die Investitionsmaßnahme am Zweck der Durchführung von künstlerischen Veranstaltungen ausrichten; Investitionen zur Durchführung von Open Air-Messen, Jahrmärkten, Mittelalterspektakel oder Strandkorb-Festivals sind nicht förderfähig.

Bei der Verwendung öffentlicher Fördermittel sind insbesondere bei Beschaffungen, Investitionen und bei der Beauftragung von Dienstleistern und Lieferanten einige wichtige Regelungen zu beachten, damit es im Zuge der Projekt- bzw. Verwendungsnachweisprüfung nicht zu negativen Feststellungen („Monita“) oder gar Rückforderungen von Fördermitteln kommt. Deshalb sollten Antragsteller:innen am besten schon vor der Antragstellung, mindestens aber vor Projektbeginn die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P oder für Kommunen: ANBest-GK) genauestens zur Kenntnis nehmen. Bureau Ritter stellt diese Nebenbestimmungen auf diser Webseite zum Download zur Verfügung.

Besonders zu beachten sind die in den ANBest benannten Vorschriften des Vergaberechts und dabei – ganz praktisch gesehen – die Vorgabe, dass je nach Wert der Beauftragung bestimmte Verfahren einzuhalten sind. Hierbei handelt es sich um – grob unterschieden – drei je nach Wert der jeweiligen Leistung oder Beschaffung unterschiedliche Verfahren: die Einholung von Vergleichsangeboten in der vorgeschriebenen Zahl, die Durchführung eines Bieterverfahrens (beschränkte Ausschreibung) oder die öffentliche Ausschreibung. Bureau Ritter stellt auf ihrer Website eine Übersicht über die jeweils maßgeblichen Wertgrenzen zum Download zur Verfügung. In der Wertgrenzentabelle werden auch die erforderlichen Verfahren kurz beschrieben.

Um es noch einmal zu unterstreichen: Die Nichtbeachtung der Vergabevorschriften kann zur Rückforderung der Fördermittel führen. Hier ist also während der Projektdurchführung größte Achtsamkeit geboten.